Boss, Apakah Rapat Yang Anda Pimpin Sudah Efektif?

Boss, Anda pasti sudah pernah memimpin rapat, salah satu aktifitas penting yang umum dilakukan dalam sebuah korporasi atau organisasi. Pertemuan yang diadakan secara rutin maupun insidental adalah kesempatan bagi Anda sebagai pemimpin untuk mengkomunikasikan segala perkembangan terbaru dalam perusahaan, memantau perkembangan terakhir dalam kinerja tim Anda dan membahas serta mendiskusikan solusi masalah yang timbul dalam sebuah tim. Secara teori, meeting juga bisa jadi tempat yang melahirkan ide-ide kreatif, sarana untuk menyelesaikan konflik yang tidak bisa dirundingkan melalui email, telepon atau memo, serta efektif untuk menyampaikan sebuah maksud karena arti dan perasaan 55% ditunjukkan dengan ekspresi wajah dan sinyal non-verbal (Penelitian Dr. Albert Mehrabian).


Namun keuntungan dan hal positif tersebut hanya bisa diperoleh jika Anda merencanakan, memimpin dan meninjaklanjuti hasil meeting dengan efektif. Rapat yang tidak dapat memutuskan atau menghasilkan apapun dan berjalan tidak ada ‘juntrungannya’ adalah aktifitas yang membuang-buang waktu dan tidak akan memotivasi anggota tim Anda.


Ada tips yang bisa membantu Anda untuk memimpin dan menindaklanjuti rapat dengan efektif agar maksud dan tujuannya bisa tercapai :

1. Undang karyawan yang benar-benar berkepentingan. Pastikan setiap peserta adalah karyawan yang pekerjaannya memiliki kaitan dengan tujuan dan agenda meeting.

2. Informasikan agenda meeting. Saat mengundang anggota tim, sampaikan dengan jelas agenda rapat tersebut agar mereka bisa mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Dengan demikian peserta sudah siap dengan materi rapat sehingga waktu yang dihabiskan untuk rapat bisa lebih efektif.

3. Tuliskan di whiteboard atau bacakan agenda pertemuan. Dituliskan memang akan lebih baik karena ada ‘penanda’ yang bisa dilihat semua orang yang mengingatkan Anda dan peserta saat rapat mulai keluar dari rencana awal. Hal ini untuk mengarahkan para peserta dan Anda agar tetap pada ‘jalur’ pembahasan yang benar sepanjang rapat.

4. Buka meeting dengan mengevaluasi goal, pencapaian dan aktivitas yang telah dilakukan selama ini. Hal ini akan mengingatkan kembali setiap anggota tim Anda tentang pencapaian dan ‘janji’ target mereka yang belum dicapai. Puji dan ingatkan mereka yang sudah mencapai target agar mempertahankan kinerja mereka. Secara singkat ingatkan karyawan yang ketinggalan deadline atau target agar lebih memacu kinerja mereka. Jika perlu jadwalkan langsung pertemuan untuk mendiskusikan masalah dan solusinya deadline tersebut.

5. Try to keep it short. Meeting tidak akan jadi efektif bila berlangsung terlalu lama. Karena itulah pentingnya untuk tetap menjaga agar diskusi tetap pada agendanya. Anda tidak harus selalu serius dan memasang wajah ‘tegang’, tapi saat Anda melemparkan candaan, pastikan hal ini tidak berlarut-larut.

6. Libatkan semua orang. Jangan biarkan salah satu dari peserta pertemuan yang Anda pimpin tertidur saking bosannya atau menunggu giliran presentasi sampai terkantuk-kantuk. Encourage diskusi yang hidup dan biarkan setiap peserta mengemukakan pendapatnya tentang informasi, ide atau tanggapan peserta rapat lainnya. Biarkan perbedaan pendapat hadir dalam meeting.

7. Catat setiap ide atau masukan dari setiap peserta rapat di whiteboard. Hal ini akan memberikan kesan bahwa sebagai pimpinan rapat Anda menghargai setiap pendapat para karyawan Anda. Melihat pendapat mereka ditulis di papan dan dilihat orang lain juga akan mendorong peserta lain untuk turut sumbang ide atau saran. Hal ini sangat diharapkan terlebih jika rapat yang Anda pimpin adalah brainstorming yang diharapkan bisa melahirkan ide-ide segar.

8. Jangan lupa siapkan notulensi. Setiap pertemuan di kantor harus dibuatkan notulensi atau minute meeting. Selain berfungsi sebagai dokumentasi, notulensi adalah bukti untuk menindaklanjuti hasil keputusan rapat tersebut di masa yang akan datang. Jaga agar bentuknya singkat dan berorientasi pada hasil yang disepakati oleh peserta rapat, bukan percakapan setiap orang di meeting tersebut.

Remember!
Ruang rapat seringkali menjadi arena Anda melatih kepemimpinan Anda, so setialah.

Chandra Ming (General Manager JobsDB.com)

Job Info , Jobs , Employment

Boss, Apakah Rapat Yang Anda Pimpin Sudah Efektif?

Boss, Anda pasti sudah pernah memimpin rapat, salah satu aktifitas penting yang umum dilakukan dalam sebuah korporasi atau organisasi. Pertemuan yang diadakan secara rutin maupun insidental adalah kesempatan bagi Anda sebagai pemimpin untuk mengkomunikasikan segala perkembangan terbaru dalam perusahaan, memantau perkembangan terakhir dalam kinerja tim Anda dan membahas serta mendiskusikan solusi masalah yang timbul dalam sebuah tim. Secara teori, meeting juga bisa jadi tempat yang melahirkan ide-ide kreatif, sarana untuk menyelesaikan konflik yang tidak bisa dirundingkan melalui email, telepon atau memo, serta efektif untuk menyampaikan sebuah maksud karena arti dan perasaan 55% ditunjukkan dengan ekspresi wajah dan sinyal non-verbal (Penelitian Dr. Albert Mehrabian).


Namun keuntungan dan hal positif tersebut hanya bisa diperoleh jika Anda merencanakan, memimpin dan meninjaklanjuti hasil meeting dengan efektif. Rapat yang tidak dapat memutuskan atau menghasilkan apapun dan berjalan tidak ada ‘juntrungannya’ adalah aktifitas yang membuang-buang waktu dan tidak akan memotivasi anggota tim Anda.


Ada tips yang bisa membantu Anda untuk memimpin dan menindaklanjuti rapat dengan efektif agar maksud dan tujuannya bisa tercapai :

1. Undang karyawan yang benar-benar berkepentingan. Pastikan setiap peserta adalah karyawan yang pekerjaannya memiliki kaitan dengan tujuan dan agenda meeting.

2. Informasikan agenda meeting. Saat mengundang anggota tim, sampaikan dengan jelas agenda rapat tersebut agar mereka bisa mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Dengan demikian peserta sudah siap dengan materi rapat sehingga waktu yang dihabiskan untuk rapat bisa lebih efektif.

3. Tuliskan di whiteboard atau bacakan agenda pertemuan. Dituliskan memang akan lebih baik karena ada ‘penanda’ yang bisa dilihat semua orang yang mengingatkan Anda dan peserta saat rapat mulai keluar dari rencana awal. Hal ini untuk mengarahkan para peserta dan Anda agar tetap pada ‘jalur’ pembahasan yang benar sepanjang rapat.

4. Buka meeting dengan mengevaluasi goal, pencapaian dan aktivitas yang telah dilakukan selama ini. Hal ini akan mengingatkan kembali setiap anggota tim Anda tentang pencapaian dan ‘janji’ target mereka yang belum dicapai. Puji dan ingatkan mereka yang sudah mencapai target agar mempertahankan kinerja mereka. Secara singkat ingatkan karyawan yang ketinggalan deadline atau target agar lebih memacu kinerja mereka. Jika perlu jadwalkan langsung pertemuan untuk mendiskusikan masalah dan solusinya deadline tersebut.

5. Try to keep it short. Meeting tidak akan jadi efektif bila berlangsung terlalu lama. Karena itulah pentingnya untuk tetap menjaga agar diskusi tetap pada agendanya. Anda tidak harus selalu serius dan memasang wajah ‘tegang’, tapi saat Anda melemparkan candaan, pastikan hal ini tidak berlarut-larut.

6. Libatkan semua orang. Jangan biarkan salah satu dari peserta pertemuan yang Anda pimpin tertidur saking bosannya atau menunggu giliran presentasi sampai terkantuk-kantuk. Encourage diskusi yang hidup dan biarkan setiap peserta mengemukakan pendapatnya tentang informasi, ide atau tanggapan peserta rapat lainnya. Biarkan perbedaan pendapat hadir dalam meeting.

7. Catat setiap ide atau masukan dari setiap peserta rapat di whiteboard. Hal ini akan memberikan kesan bahwa sebagai pimpinan rapat Anda menghargai setiap pendapat para karyawan Anda. Melihat pendapat mereka ditulis di papan dan dilihat orang lain juga akan mendorong peserta lain untuk turut sumbang ide atau saran. Hal ini sangat diharapkan terlebih jika rapat yang Anda pimpin adalah brainstorming yang diharapkan bisa melahirkan ide-ide segar.

8. Jangan lupa siapkan notulensi. Setiap pertemuan di kantor harus dibuatkan notulensi atau minute meeting. Selain berfungsi sebagai dokumentasi, notulensi adalah bukti untuk menindaklanjuti hasil keputusan rapat tersebut di masa yang akan datang. Jaga agar bentuknya singkat dan berorientasi pada hasil yang disepakati oleh peserta rapat, bukan percakapan setiap orang di meeting tersebut.

Remember!
Ruang rapat seringkali menjadi arena Anda melatih kepemimpinan Anda, so setialah.

Chandra Ming (General Manager JobsDB.com)

Job Info , Jobs , Employment

Jika Anak Buah Anda Lebih Tua

Dinamika dunia kerja yang semakin bergerak cepat, ditambah dengan persaingan yang semakin ketat seringkali jadi faktor yang mendorong percepatan kerja dan karir karyawan. Seringkali ditemui karyawan yang mampu mencapai posisi yang cukup tinggi di usia yang masih relatif muda.

Ditambah lagi dengan adanya perubahan demografik di dunia kerja. Manusia hidup dan bekerja lebih lama karena perubahan ekonomi menuntut mereka untuk terus bekerja dan menunda masa pensiun. Sebuah penelitian di Amerika bahkan memperkirakan bahwa sampai dengan 2012 diperkirakan karyawan yang berusia di atas usia 55 tahun akan mencapai jumlah hampir 20% dari keseluruhan karyawan yang bekerja.

Dalam budaya kita, seorang pemimpin yang lebih muda dari karyawannya harus bekerja ekstra keras untuk membangun kepercayaan dari mereka karena terkadang senioritas masih dijunjung tinggi. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar hubungan professional Anda dengan karyawan Anda tetap maksimal dan Anda bias memimpin mereka dengan sebaik-baiknya.

1. Jangan percaya dengan stereotype karena tidak semuanya relevan.
Anda sebagai pemimpin mungkin menilai bahwa karyawan yang lebih tua tidak memiliki keahlian yang update dan malas untuk mempelajari hal-hal yang baru sesuai dengan perkembangan jaman. Namun sesungguhnya banyak dari mereka yang tetap eager dan semangat untuk mempelajari hal-hal baru walaupun posisi mereka sudah "mentok". Senior juga terkenal memiliki segudang pengalaman yang juga berharga karena they are around longer than you.

2. Be humble.
Walaupun Anda lebih muda dan sudah jadi seorang pemimpin, Anda tidak akan bisa bekerja sendiri dan meraih target dengan maksimal tanpa bantuan mereka. Anda juga tidak bisa earn their respect kalau Anda tidak menempatkan diri sebagai seorang pemimpin yang rendah hati.

3. Akui adanya perbedaan usia.
Setelah melakukan pertemuan dengan semua anak buah Anda, adakan juga pertemuan dengan bawahan Anda yang perbedaan usianya sangat signifikan dengan Anda. Sampaikan bahwa Anda menyadari ada perbedaan usia yang cukup besar dan mengakui bahwa akan timbul hal-hal yang sedikit tidak nyaman. Namun jangan jadikan ini sebagai halangan untuk berkomunikasi dan bekerja secara profesional. Jelaskan pula bahwa Anda mengharapkan pengalaman dan pandangan karyawan tersebut akan memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan dan kepemimpinan Anda. Jangan sampaikan permintaan maaf, you deserve the position. Anda tidak akan dipercaya sebagai pemimpin jika Anda tidak memiliki kemampuan.

4. Terbuka terhadap saran dan kritikan.
Kelola anak buah Anda dengan rasa percaya diri, namun tetap biarkan mereka menyampaikan aspirasi mereka dan kritis terhadap pekerjaan, lingkungan kerja dan kepemimpinan Anda. Anda tidak harus mempertimbangkan dan melakukan semua saran mereka karena keputusan terakhir toh tetap di tangan Anda.

5. Saling bantu.
Lumrah orang yang lebih tua untuk menceritakan pengalaman mereka dan memberikan sedikit nasihat kepada mereka yang lebih muda. Demikian juga dengan karyawan yang lebih tua dari Anda. Namun Anda sebagai pemimpinnya juga wajib mendorong dan memfasilisasi mereka agar tetap mengupdate ilmunya, mempelajari hal baru yang berkaitan dengan pekerjaan. Mutual learning ini adalah salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi professional Anda dan anak buah Anda.

Remember! :
Janganlah orang lain menganggap Anda rendah karena Anda muda, tetapi jadilah model yang baik di setiap aspek kehidupan mereka, maka semuanya itu akan hilang ditelan waktu.

Job , Career , Jobs

Jika Anak Buah Anda Lebih Tua

Dinamika dunia kerja yang semakin bergerak cepat, ditambah dengan persaingan yang semakin ketat seringkali jadi faktor yang mendorong percepatan kerja dan karir karyawan. Seringkali ditemui karyawan yang mampu mencapai posisi yang cukup tinggi di usia yang masih relatif muda.

Ditambah lagi dengan adanya perubahan demografik di dunia kerja. Manusia hidup dan bekerja lebih lama karena perubahan ekonomi menuntut mereka untuk terus bekerja dan menunda masa pensiun. Sebuah penelitian di Amerika bahkan memperkirakan bahwa sampai dengan 2012 diperkirakan karyawan yang berusia di atas usia 55 tahun akan mencapai jumlah hampir 20% dari keseluruhan karyawan yang bekerja.

Dalam budaya kita, seorang pemimpin yang lebih muda dari karyawannya harus bekerja ekstra keras untuk membangun kepercayaan dari mereka karena terkadang senioritas masih dijunjung tinggi. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar hubungan professional Anda dengan karyawan Anda tetap maksimal dan Anda bias memimpin mereka dengan sebaik-baiknya.

1. Jangan percaya dengan stereotype karena tidak semuanya relevan.
Anda sebagai pemimpin mungkin menilai bahwa karyawan yang lebih tua tidak memiliki keahlian yang update dan malas untuk mempelajari hal-hal yang baru sesuai dengan perkembangan jaman. Namun sesungguhnya banyak dari mereka yang tetap eager dan semangat untuk mempelajari hal-hal baru walaupun posisi mereka sudah "mentok". Senior juga terkenal memiliki segudang pengalaman yang juga berharga karena they are around longer than you.

2. Be humble.
Walaupun Anda lebih muda dan sudah jadi seorang pemimpin, Anda tidak akan bisa bekerja sendiri dan meraih target dengan maksimal tanpa bantuan mereka. Anda juga tidak bisa earn their respect kalau Anda tidak menempatkan diri sebagai seorang pemimpin yang rendah hati.

3. Akui adanya perbedaan usia.
Setelah melakukan pertemuan dengan semua anak buah Anda, adakan juga pertemuan dengan bawahan Anda yang perbedaan usianya sangat signifikan dengan Anda. Sampaikan bahwa Anda menyadari ada perbedaan usia yang cukup besar dan mengakui bahwa akan timbul hal-hal yang sedikit tidak nyaman. Namun jangan jadikan ini sebagai halangan untuk berkomunikasi dan bekerja secara profesional. Jelaskan pula bahwa Anda mengharapkan pengalaman dan pandangan karyawan tersebut akan memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan dan kepemimpinan Anda. Jangan sampaikan permintaan maaf, you deserve the position. Anda tidak akan dipercaya sebagai pemimpin jika Anda tidak memiliki kemampuan.

4. Terbuka terhadap saran dan kritikan.
Kelola anak buah Anda dengan rasa percaya diri, namun tetap biarkan mereka menyampaikan aspirasi mereka dan kritis terhadap pekerjaan, lingkungan kerja dan kepemimpinan Anda. Anda tidak harus mempertimbangkan dan melakukan semua saran mereka karena keputusan terakhir toh tetap di tangan Anda.

5. Saling bantu.
Lumrah orang yang lebih tua untuk menceritakan pengalaman mereka dan memberikan sedikit nasihat kepada mereka yang lebih muda. Demikian juga dengan karyawan yang lebih tua dari Anda. Namun Anda sebagai pemimpinnya juga wajib mendorong dan memfasilisasi mereka agar tetap mengupdate ilmunya, mempelajari hal baru yang berkaitan dengan pekerjaan. Mutual learning ini adalah salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi professional Anda dan anak buah Anda.

Remember! :
Janganlah orang lain menganggap Anda rendah karena Anda muda, tetapi jadilah model yang baik di setiap aspek kehidupan mereka, maka semuanya itu akan hilang ditelan waktu.

Job , Career , Jobs